Программное обеспечение для ввода документов - Document capture software

Документ Программное обеспечение для захвата относится к приложениям, которые предоставляют возможность и набор функций для автоматизации процесса сканирование бумажные документы или импорт электронных документов, часто для подачи продвинутых классификация документов и процессы сбора данных. Большинство сканирования аппаратное обеспечение, оба сканера и копировальные аппараты, обеспечивает базовую возможность сканирования на любое количество форматы файлов изображений, включая: PDF, TIFF, JPG, BMP и т. д. К этой базовой функциональности добавлено программное обеспечение для ввода документов, которое может повысить эффективность и стандартизацию процесса.

Типичные особенности

Типичные особенности программного обеспечения Document Capture включают:

Цель внедрения решения для захвата документов

Целью внедрения решения для захвата документов является сокращение времени, затрачиваемого на сканирование, разделение, расширение, организацию, классификацию, нормализацию и сбор информации из коллекций документов, а также создание метаданных вместе с файлом изображения / PDF и / или Текст OCR. Затем эта информация переносится в общую папку, FTP-сайт, базу данных, Управление документами или же Управление корпоративным контентом система. Эти системы часто предоставляют функцию поиска, позволяющую искать активы на основе произведенных метаданные, а затем просмотрено с помощью отображение документов программного обеспечения.

Системные решения для захвата документов - Общие

Интеграция с системой управления документами

ECM (управление корпоративным контентом) и их компонент DMS (система управления документами) принимаются многими организациями в качестве корпоративной системы управления документами для всех типов электронных файлов, например MS word, PDF ... Однако большая часть информации, хранящейся в организациях, находится на бумаге, и ее необходимо интегрировать в одно хранилище документов.

Преобразуя бумажные документы в цифровой формат с помощью сканирования, организации конвертируют бумагу в форматы изображений, такие как TIF, JPG и PDF, а также извлекают из документа ценную индексную информацию или бизнес-данные, используя OCR технологии. Цифровые документы и связанные с ними метаданные можно легко хранить в ECM в различных форматах. Самым популярным из этих форматов является PDF, который не только обеспечивает точное представление документа, но также позволяет хранить весь текст OCR в документе за изображением PDF. Этот формат известен как PDF со скрытым текстом или PDF с возможностью поиска по тексту. Это позволяет пользователям искать документы с помощью ключевых слов в полях метаданных или путем поиска содержимого файлов PDF в репозитории.

Преимущества сканирования документов в ECM / DMS

Информация, хранящаяся на бумаге, обычно не менее ценна для организаций, чем электронные документы, созданные внутри компании. Часто эта информация составляет значительную часть повседневной переписки с поставщиками и клиентами. Возможность управлять этой информацией и делиться ею внутри компании с помощью системы управления документами, такой как SharePoint или CMIS-совместимый репозиторий улучшает взаимодействие между отделами или сотрудниками, а также устраняет риск потери этой информации в результате стихийных бедствий, таких как наводнения или пожары.

Организации, внедряющие ECM / DMS, часто реализуют электронный рабочий процесс, который позволяет включать информацию, хранящуюся на бумаге, как часть электронного бизнес-процесса и включать в файл записи клиента вместе с другими связанными офисными документами и электронными письмами. заказы на закупку и счета-фактуры поставщиков, оцифровка документов помогает ускорить бизнес-операции, а также сократить ручные усилия, связанные с вводом данных в бизнес-системы, такие как CRM, ERP и бухгалтерский учет. Отсканированные счета также можно направлять менеджерам для утверждения оплаты по электронной почте или в электронном виде.

Электронный захват документов

В более ранних реализациях Document Capture Software эта технология была ориентирована исключительно на оцифровку и сбор информации из бумажных документов. Изображения документов были получены со сканеров документов с помощью драйверов TWAIN / ISIS. С этими решениями обычно были совместимы только форматы файлов на основе изображений, такие как TIF, JPG и BMP. Но в последние годы, по мере того как объем документов, создаваемых в электронном виде, и количество проприетарных форматов файлов продолжает расти с экспоненциальной скоростью, возросла потребность в обработке документов, существующих в электронных форматах. Соответствующие продукты для ввода документов адаптированы для работы с форматами файлов, отличных от изображений, с конечной целью создания единого рабочего процесса обработки, способного обрабатывать все входящие документы.

Возможность импортировать файлы из различных источников - один из примеров такой адаптации. Импорт документов из программных решений ECM / DMS, почтовых серверов, FTP и EDI в настоящее время программное обеспечение для ввода документов является таким же требованием, как и ввод документов.

Нормализация выходных файлов в текстовый формат PDF теперь является еще одним критическим фактором в долгосрочном архивировании проприетарных электронных форматов файлов. Нормализация расширяет доступ и использование файлов для пользователей всего предприятия, а не только для тех, кто создал исходный электронный файл.

Рекомендации