Первоначальный заказ - Original order

Не путать с первый заказ.

Первоначальный заказ это концепция в архивная теория что группа записей должна храниться в том же порядке, в каком они были размещены создателем записи. Вместе с происхождение, первоначальный порядок - основной принцип архивной концепции уважение к фондам. Основная цель сохранения записей в исходном порядке - сохранить дополнительную контекстную информацию о создателе записей и среде, в которой они были созданы. Первоначальный порядок также побуждает архивариуса сохранять нейтралитет, а не применять какую-либо интерпретацию к записям.

Принцип

В Общество американских архивистов Глоссарий терминологии архивов и записей называет первоначальный порядок «основополагающим принципом архивов» и ставит две основные цели: сохранение «взаимосвязей и доказательной значимости» записей и облегчение использования записей путем поддержания «механизмов доступа создателя записи».[1] В определении SAA указывается, что исходный порядок не обязательно является порядком записей после их доставки в архив; если что-то получено архивом явно не по порядку, ожидается, что архив вернет элемент в его исходное расположение. Если записи получены без какой-либо заметной организационной системы, тогда архивариусу может потребоваться создать первоначальный заказ.[2]

Порядок, в котором были созданы записи, может предоставить важную информацию о намерениях создателя записей. Исходный порядок помогает сохранить неприкосновенность контекста записей, а некоторые записи зависят от исходного контекста, чтобы рассказать всю свою историю. Исследователи могут использовать этот контекст, чтобы лучше понять взаимосвязь записей друг с другом, их создателем или то, как они поддерживались, использовались или передавались до того, как были получены в архивах.[3]

Еще одно преимущество сохранения исходного порядка состоит в том, что это сокращает время, которое архивисты должны тратить. обработка и размещение новых записей по мере их поступления в коллекцию.[4] Вместо того, чтобы создавать новую организационную систему, разрабатывать новые метаданные или написания новых описаний, архивисты могут использовать системы и описания, уже разработанные автором, как указано в основополагающей статье "Больше продукта, меньше процесса ".[4]

Первоначальный порядок тесно связан с происхождением, но не таким, как происхождение, которое относится к происхождению создания записи или владения. В дополнение к тому, что записи должны храниться в их первоначальном порядке, передовая практика требует, чтобы записи группировались вместе в соответствии с их происхождением; записи, созданные разными людьми или организациями, не должны смешиваться, даже если они обсуждают один и тот же предмет.

История

Макс Леманн часто считается первым архивариусом, написавшим о принципе первоначального порядка, когда он разработал руководящие принципы для Прусских тайных государственных архивов в 1881 году. Первоначальный порядок, или Provenienzprincip, представлял собой самый простой способ для прусских архивистов поддерживать сложные системы реестров Государственного архива.[5][6] До этого многие архивы систематизировали свои записи по формату, содержанию или хронологии. Многие разработали хронологические регистры, по сути, это последовательный список записей, которые увеличивались по мере добавления в архив. Это часто затрудняло архивариусам обработку и описание записей, особенно в больших коллекциях или когда они сталкивались с систематизацией недатированных документов.[7]

Первое примечательное изложение практики первоначального порядка было представлено в Руководство по организации и описанию архивов (также известный как Голландское руководство ) в 1898 г., где в главе об устройстве архивных документов пункт 16 гласит: «Система размещения должна основываться на первоначальной организации архивного собрания, которая в основном соответствует организации административного органа. который произвел это ". [8]

Эти принципы не предназначались для применения к личным документам, поскольку Голландское руководство не рассматривало личную коллекцию личных документов как архив. В первом англоязычном руководстве по управлению архивами, опубликованном в 1937 г., Сэр Хиллари Дженкинсон утверждал, что только «документы, которые составляли часть официальной сделки и были сохранены для официальных справок», квалифицируются как архивы ».[9] Однако многие, хотя и не все, современные архивисты изменили свое мышление и рассматривают личные документы как архивы, заслуживающие того же отношения, что и правительственные или организационные документы.[10]

Критика

Многие архивисты критиковали принцип оригинального порядка. Т. Р. Шелленберг утверждали, что этот принцип возник в странах с регистрационной системой хранения архивов, в которой регистраторы играют важную роль в качестве посредников между агентством или учреждением, создающим записи, и архивом, который их приобретает и хранит. Наведение порядка этими регистраторами обеспечило логическую и последовательную организацию записей до их передачи в архив. К 1960-м годам эта функция регистратора перестала существовать, и вместо этого записи часто доставлялись в архив без какой-либо последовательной или понятной системы организации. Шелленберг утверждал, что «Обычно [архивист] должен попытаться понять систему упорядочения, которая была наложена на записи изначально, а не навязывать одну из своих предпочтений. записывать в них элементы, если тем самым он сможет сделать записи более понятными и более удобными ».[11] Точно так же Фрэнк Боулс отметил, что соблюдение первоначального порядка означает приоритетность размещения записей создателями над системой, которая лучше всего подходит будущим пользователям и исследователям, и иногда это может ограничивать возможность исследователей получать доступ к записям.[12]

Другие критики отмечали, что даже восстановление предполагаемого первоначального порядка может привести к стиранию свидетельств управления группой записей после их первоначального создания и организации.[13] Податливый характер крупных организаций, в которых группы записей могут проходить через нескольких хранителей до их передачи в архив, может затруднить идентификацию исходного заказа.[14] Том Несмит далее утверждал, что первоначальный порядок не обязательно является постоянным в течение срока службы записи; по мере того, как записи перемещаются от одного хранителя к другому, до поступления в архив, вполне вероятно, что порядок будет изменен таким образом, что архив больше не будет получать записи в том порядке, в котором они были созданы.[15] Продолжение использования архивной коллекции и текущая обработка или перестановка также могут повлиять на представления о том, что составляет «исходный» порядок и какая контекстная информация является приоритетной для сохранения.[16]

Некоторые архивисты считают, что первоначальный порядок может быть менее применим к личным документам, потому что более вероятно, что создатель этих записей не создавал и не хранил записи значимым образом. Дженнифер Михан, например, утверждает, что «архивисты должны по-другому воспринимать первоначальный порядок, чтобы адекватно понимать и контекстуализировать личные записи: вместо того, чтобы думать о нем как о цели, которую необходимо достичь, она могла бы лучше служить архивным целям, считая ее средством для порядок проведения и описание ".[10] Другие утверждают, что хранение личных записей в исходном порядке дает важную контекстную информацию о личности или психическом состоянии создателя.[17][18]

Исходный заказ в цифровых архивах

В современную эпоху обилие оцифрованных записей создало некоторые новые проблемы для понимания и поддержания первоначального порядка.

Надпись - способ записи цифровых файлов на накопитель или диск - обычно хранит биты данных в непоследовательном порядке, в зависимости от того, где доступно пространство. Биты должны быть собраны вместе и объединены в файл, который имеет значение для пользователя. Кроме того, каждый раз, когда осуществляется доступ к электронному файлу, он изменяется. Эта новая информация, такая как дата «последнего сохранения» или временные файлы, созданные программным обеспечением автосохранение функция также сохраняется в новых местах на диске. Цифровые записи с большей вероятностью будут иметь несколько версий в течение своего жизненного цикла, чем физические записи - даже больше, чем может знать создатель, - что может затруднить идентификацию исходного порядка.[19]

На основе тематических исследований оцифрованных и рожденный цифровым Records, Джейн Чжан описала несколько ключевых выводов о понятии исходного порядка в цифровых архивах. Эти выводы включают тот факт, что электронные записи могут иметь несколько вариантов исходного порядка, потому что они не имеют фиксированной системы организации; их можно реорганизовать на основе любого количества метаданных одним нажатием кнопки. Кроме того, метаданные, применяемые к электронным записям создателем, значительно упрощают автоматическую обработку и могут применяться к более низким уровням иерархической организации электронных записей, позволяя находить отдельные элементы независимо от того, поддерживаются ли они в исходном порядке создания.[20]

Поскольку концепция исходного порядка в цифровых архивах настолько сложна, некоторые архивисты предложили разработать новые руководящие принципы, применимые к электронным документам, при этом соблюдая принципы, присущие уважение к фондам. Цзиньфан Ню утверждал, что «организация цифровых записей в гораздо меньшей степени связана с поддержанием физического порядка носителей информации, а скорее в поддержании концептуальных отношений между электронными записями, поскольку физический порядок цифровых записей часто необходимо изменять для хранения и хранения. в целях сохранения ".[21]

Рекомендации

  1. ^ «Первоначальный заказ». Глоссарий терминологии архивов и записей. Общество американских архивистов.
  2. ^ «Глоссарий архивной и архивной терминологии». Восстановление первоначального порядка. Общество американских архивистов.
  3. ^ Таймер, Кейт (26.06.2012). «Архивы в контексте и как контекст». Журнал цифровых гуманитарных наук. Получено 2019-04-30.
  4. ^ а б Грин, Марк; Мейснер, Деннис (2005). «Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки». Американский архивист. 68 (2): 208–263. Дои:10.17723 / aarc.68.2.c741823776k65863. ISSN  0360-9081.
  5. ^ Дуглас, Дженнифер (2013). «Первоначальный заказ, добавленная стоимость: теория архивов и фонды Дугласа Коупленда». Границы литературного архива: мелиорация и представление. под редакцией Лизы Стед и Кэрри Смит. Фарнем, Суррей, Англия: Ashgate. ISBN  9781409443230. OCLC  855019740.
  6. ^ Суини, Шелли (2008). "Неоднозначное происхождение архивного принципа" происхождения"". Библиотеки и культурные записи. 43 (2): 193–213. Дои:10.1353 / lac.0.0017. ISSN  1932-4855. JSTOR  25549475.
  7. ^ Хорсман, Питер; Кетелаар, Эрик; Томассен, Тео (2003). «Новое уважение к старому порядку: контекст голландского руководства». Американский архивист. 66 (2): 249–270. Дои:10.17723 / aarc.66.2.452235k813568872. ISSN  0360-9081.
  8. ^ Мюллер, Самуэль, 1848-1922 гг. (2003). Инструкция по расположению и описанию архивов. Фейт, Йохан Адриан, 1858-1913 гг., Фруин, Р. (Роберт), 1857-1935 гг., Веренигинг ван Архивариссен в Нидерландах. Чикаго: Общество американских архивистов. ISBN  978-1931666015. OCLC  53082856.CS1 maint: несколько имен: список авторов (связь)
  9. ^ Дженкинсон, Хилари (1937). Руководство по управлению архивом. Университет Иллинойса Урбана-Шампейн. Лондон: P. Lund, Humphries & co., Ltd.
  10. ^ а б Михан, Дженнифер (2010-10-20). «Переосмысление первоначального порядка и личных рекордов». Архивария. 70: 27–44. ISSN  1923-6409.
  11. ^ Шелленберг, Т. (1961). «Принципы организации архивов». Американский архивист. 24 (1): 11–24. Дои:10.17723 / aarc.24.1.l330351406231083. ISSN  0360-9081.
  12. ^ Болес, Франк (1982). "Неуважение к первоначальному заказу" (PDF). Американский архивист. 45 (1): 31. Дои:10.17723 / aarc.45.1.94g0502t2g81053g.
  13. ^ Барр, Дебора (1989). «Защита происхождения: ответ на отчет Рабочей группы по описанию на уровне фондов». Архивария. 28: 141–145.
  14. ^ Дюшен, Майкл (1983). «Теоретические основы и практические проблемы уважения к фондам в архивоведении». Архивария. 16.
  15. ^ Несмит, Том (25 сентября 2006 г.). «Повторное открытие архивов: привнесение новых контекстов в теорию и практику архивов». Архивария. 60: 259–274.
  16. ^ Макнил, Хизер (осень 2008 г.). «Архивность: переосмысление первоначального порядка». Архивария. 66.
  17. ^ Хоббс, Кэтрин (21 февраля 2001). «Характер личных архивов: размышления о ценности личных записей». Архивария. 52: 126–135. ISSN  1923-6409.
  18. ^ Хоббс, Кэтрин (2010). «Переосмысление личного: переосмысление следов индивидуальной жизни». Течения архивного мышления. Отредактированный Терри Иствудом, Терри и Хизер Макнил. Санта-Барбара, Калифорния: Неограниченные библиотеки. ISBN  9781591586562. OCLC  422757095.
  19. ^ Бейли, Джефферсон (2013). "Disrespect des Fonds: переосмысление организации и описания в рожденных цифровых архивах". Архив журнала. Получено 2019-05-04.
  20. ^ Чжан, Джейн (2012). «Первоначальный заказ в цифровых архивах». Архивария. 74: 167–193. ISSN  1923-6409.
  21. ^ Ню, Цзиньфан (02.01.2015). «Первоначальный порядок в цифровом мире». Архивы и рукописи. 43 (1): 61–72. Дои:10.1080/01576895.2014.958863. ISSN  0157-6895.