Документация по инициированию проекта - Project Initiation Documentation

Место PID в цепочке инициации капитального проекта.

В Документация по инициированию проекта (PID) - один из самых значительных артефактов в управление проектом, который составляет основу бизнес-проекта.

PID объединяет информацию, полученную через Запуск проекта и инициирование процессов проекта в PRINCE2 контролируемая среда проекта. В 2009 году PRINCE2 переименовал Document в Documentation, и это указывает на сбор документации, которая была собрана при создании проекта, а не на всю информацию в системе.^{[согласно кому? ]}

Документ инициирования проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для Проектная группа.

Документ об инициировании проекта часто содержит следующее:^[1]

Цели проекта
Объем
Организация проекта
Бизнес-кейс
Ограничения
Заинтересованные стороны
Риски
Управление проектом
Рамки отчетности
Отключение PID
Резюме

А Устав проекта может быть создан вместо PID; два типа документов очень похожи. Но Устав проекта менее подробен, что делает его более подходящим для случаев, когда производители контента менее доступны.^[2]

Документация по инициированию проекта в терминах PRINCE2

PRINCE2 Модель управления проектом

Документация по инициированию проекта - это PRINCE2 термин, представляющий план подхода в управлении проектами. Он составлен из ряда других документов, включая бизнес-кейс, то Круг полномочий, план коммуникации, реестр рисков, допуски проекта, план проэкта, а также любые конкретные средства контроля или проверки проекта как часть ведомственного плана качества или общего подхода к проекту. PID представляет собой подробную версию базового стартового документа проекта, который называется Краткое описание проекта.

PID объединяет документацию, чтобы сформировать логический документ, который объединяет всю ключевую информацию, необходимую для запуска и выполнения проекта на надежной основе. Его следует довести до сведения всех заинтересованных сторон, согласовать и подписать бизнес-спонсоры. Короче говоря, это часть проекта «кто, почему и что». Он определяет все основные аспекты проекта и формирует основу для управления им и оценки общего успеха. Документ инициирования проекта основан на экономическом обосновании (если он существует) с использованием информации и данных анализа, полученных во время действий инициации.^[3]

Общая часть формальных методологий проекта, таких как PRINCE2^[4] документ является основным веха в Запуск проекта процесс. Это документ, который идет до Совет проекта для подписания, чтобы начать проект.

Документ инициирования проекта обеспечивает ориентир на протяжении всего проекта как для заказчика, так и для команды проекта.

Написание документа инициации проекта (PID)

Цель

Целью документа инициации проекта (PID) является сбор и запись основной информации, необходимой для правильного определения и планирования проекта. PID должен расширять Мандат проекта и указывать, что проект нацелен и планирует достичь, а также причину важности достижения этих целей. Он также содержит список людей, которые участвуют в разработке проекта с самого начала до закрытия проекта, а также их роли и обязанности. PID также включает дату, когда PID был одобрен Советом проекта. PID не обновляется регулярно на этапах проекта. Любые изменения или обновления, которые необходимы, должны быть сделаны в конце каждого этапа, чтобы включить подробные этапы для следующих шагов. Документ об инициировании проекта является основой решений, принимаемых для проекта, и он бесполезен, когда PID запрашивается или изменяется на более позднем этапе без ссылки на то, почему, кем и когда.^[5]

Заявление о содержании проекта

Один из самых важных разделов PID. Проект Заявление об объеме разделен на три части: описание содержания проекта, предлагаемое решение и пример проекта в объеме. Эта часть PID подробно объясняет, что проект предлагает заинтересованным сторонам и клиентам. Предлагаемое решение объясняет, какие инновации, изменения и аспекты проект привнесет в окружающую среду и общество и какие изменения и обновления он вызовет. Заявление о содержании проекта должно включать как можно больше деталей, так как это помогает избежать увеличения количества проблем и вопросов в жизненном цикле проекта (требования необходимы для достижения успеха в категории «В объеме»). На этапе «Объем» помогает Руководитель проекта принимать решения по финансовым аспектам и расходам проектов.^[6]

история проекта

История проекта определяет, почему и как был создан проект. Фаза 1 проекта предоставит необходимую онлайн-функциональность вместе с изменениями в необходимых бизнес-системах, на которые повлияло воздействие, в то время как Фаза 2 предоставит управление цифровыми правами и размещение рекламы в реальном времени. В разделе PID нужно указать человека, сыгравшего ключевую роль в участии в проекте. Это рациональный способ сделать конкретный проект выше других, акцентируя внимание на участии самого активного кандидата команды. Это потому, что кто-то из важных сотрудников компании хочет это видеть. В результате должно получиться Ресурсы и оборудование доступно для обеспечения реализации вашего проекта.^[7]

Допущения, зависимости и ограничения

Предположения, Зависимости и Ограничения подробно описывают Документ об инициировании проекта. Эти детали предполагаются до Требования к управлению проектом и спецификацию бизнес-требований. Ограничения проекта в PID идентифицируют внешние воздействия, такие как недоступность ресурсов или конкурента (другой проект).^[8]

Организация и управление

Чтобы завершить этап организации, команде необходимо заполнить организационную схему. Проект будет реализован кросс-функциональной командой, состоящей из опытных представителей различных отделов, включая разработку, взаимодействие, тестирование, сетевое взаимодействие, инфраструктуру и бизнес-системы, безопасность и маркетинг. Вовлеченность различных областей будет варьироваться по мере реализации проекта первоначального проекта.^[9] SMG (Группа высшего руководства) будет уведомлена об основных выводах и разработках.^[10]

План коммуникации

В течение всего процесса создания документа инициации проекта менеджер проекта знает, что они будут посещать встречи с Менеджеры сторонних проектов, Ведущие архитекторы и руководители групп, где будут проводиться обсуждения отчетов по управлению проектами, еженедельные встречи проектной группы, двухнедельные встречи с поставщиками и еженедельные заседания совета директоров программы.^[11]

План качества

План качества проекта обычно составляется ITQA (IT Quality Assurance) и определяет аспекты, которые будут реализованы как часть проекта (Базовый план проекта, Бизнес-требования (BRS), Сценарии использования, Дизайн высокого уровня (HLD), Спецификация требований к программному обеспечению (SRS), сценарии тестирования, отчет о тестировании, проверка после разработки (PDR), оценка этапов в плане качества проекта). ITQA также определяет, когда будет проводиться оценка конечной стадии (ESA). По сути, это контрольные точки в течение жизненного цикла проекта, обеспечивающие поставку качественного продукта. ESA подразумевает встречу, на которой рассматривается Базовый план проекта для обеспечения его актуальности и актуальности. график, Отчеты об управлении проектом, отчеты о контрольных точках рабочего потока проекта, протоколы собраний команды, действия и повестка дня, Риск проекта и Журнал проблем и совет по плану качества.^[12]

Первоначальный план проекта

Написание Первоначального плана для PID подразумевает адекватный пересмотр предложенной даты и этапов детализации соответственно. Часто заинтересованные стороны требуют, чтобы проект был реализован в невозможные сроки, что требует выделения этого факта. В этом случае большинство заинтересованных сторон проявляют гибкость и собираются пересмотреть дату запуска или сократить объем. Дату перезапуска или сокращение объема необходимо подкрепить обоснованиями, на основании которых заинтересованные стороны принимают решение о переносе даты запуска. Чем раньше работник начнет строить такие отношения с заинтересованными сторонами, тем легче будет позже, когда возникнут более насущные проблемы, касающиеся масштабов.^[13]

Управление проектом

Есть определенное количество разделов, которые необходимо выполнить с точки зрения управления всем проектом: Управление проектом, Этапы проекта и процесс исключения. Сюда могут входить фактические бюджетные данные и прогнозы, подготовленные для каждого финансового периода, исключения, подлежащие передаче руководителю корпоративной программы, обзоры продуктов на основе плана качества, допуск проекта, план снижения рисков, определение рисков проекта и планы по их снижению, журнал проблем, Существующие процессы контроля изменений, еженедельный отчет для Совета корпоративной программы, еженедельные встречи поставщиков, еженедельные встречи проектных групп и т. Д.

Журнал исходных рисков и проблем

Правило гласит, что чем больше мы собираемся совершить, тем больше нам нужно доставить. В этапы проекта это «Инициирование», «Требования», «Дизайн», «Разработка», «Тестирование», «Запуск проекта» и «Завершение с этапом процесса исключения». Последний этап является наиболее нестабильным, поскольку учитывает, насколько могут увеличиться бюджет, время и объем проекта без принудительного перехода проекта в исключение. В ситуации, когда заинтересованные стороны решают переместить проект в исключение, необходимо ввести подробный план исключения, который заменит версии планов проекта / этапов, которые использовались до исключения. И вдобавок ко всей этой дополнительной документации, менеджер проекта также должен будет поддерживать проект и обеспечивать мотивацию своей команды. После того, как PID официально утвержден, это означает, что перед переходом в Exception необходимо использовать дополнительные непредвиденные обстоятельства. Это может иметь решающее значение для успешной реализации проекта, так же как хороший денежный поток является ключом к успеху любого растущего бизнеса.^[14]

Бем выделил шесть этапов управления рисками: идентификация, оценка, расстановка приоритетов, планирование управления, разрешение и мониторинг, которые выполняются в PID.^[15]

Получение одобрения PID

Пример шестимесячного планирования запуска проекта ...

Последним этапом написания PID является Утверждение, которое подразумевает распространение среди всех заинтересованных сторон в списке рассылки в рамках PID и других заинтересованных сторон, таких как Операции или HR для ресурсов по электронной почте с запросом комментариев. Затем руководитель группы соберет комментарии, а затем проследит за заключительной встречей, на которой Заинтересованные стороны и Заинтересованные стороны собираются обсудить PID более подробно. Только после того, как эти этапы будут завершены, ваш PID будет соответствовать стандарту, достаточному для утверждения и передачи Совету программы для финансирования. В зависимости от сложности и размера проекта, этапы будут завершены в виде пяти неофициальных и четырех официальных обзоров. Могут возникнуть некоторые проблемы, такие как нехватка ресурсов или финансов. Крайне важно определить приоритетность вашего проекта перед запуском PID, что поможет избежать огромных расходов, если проект вот-вот появится на стадии исключения.^[16]

Характеристики ПИД-регулятора

Указывая важность проекта, документация по инициированию проекта указывает, что это договор между менеджментом проекта и спонсором. Цель PID - понять предпосылки проекта. Правильный формат PID представляет понимание предпосылки, целей и преимуществ. Хороший руководитель проекта не только заинтересован в предоставлении результатов или возможностей для своих клиентов, но и в более широком контексте и в преимуществах, которые эта возможность в конечном итоге принесет. PID определяет, что входит в объем проекта с использованием блок-схемы и Структурная разбивка продуктов. Ключевую роль играет определение ответственности, что подразумевает роли менеджера проекта, лидер группы, спонсор, поставщик, представитель пользователей, заинтересованные стороны и члены руководящий комитет.^[17]

Есть ключевые аспекты, которые необходимо рассмотреть, прежде чем начинать проект и создание документа инициации проекта, например: как будет реализован проект? Какой подход: различные техники (например, водопад, гибкая методология )? Какие способы коммуникации с заинтересованными сторонами, чтобы быть в курсе рисков, проблем и изменений.

Для PID достаточно указать место, в котором подчеркиваются основные этапы и мероприятия проекта.

Успех PID и всего проекта основывается на визуальных аспектах, таких как графика, что способствует лучшему визуальному запоминанию проекта.

Риски необходимо идентифицировать до того, как они проявятся как проблема в рамках всего проекта. Проблема может быть решена путем составления списка основных рисков проектов и необходимых мер предосторожности.

Необходимо учитывать финансовую сторону проекта. Схема PID должна быть включена в любые бюджетные ограничения и должна содержать предположения, которые команда использовала, когда они оценивать а также подробности о том, как часто будет проводиться оценка. В этом важном аспекте следует избегать изоляции, так как это может привести к ошибкам в написании или жаргоне.

Чтобы улучшить PID, можно создать презентацию, определяющую и подчеркивающую основные моменты.^[17]