Справочник сотрудника - Employee handbook

An справочник сотрудника, иногда также известный как руководство для сотрудников, справочник персонала, или же руководство по политике компании, это книга, которую работодатель дает сотрудникам.

Справочник сотрудника может использоваться для объединения информации о занятости и связанной с работой информации, которую сотрудники должны знать. Обычно он имеет три типа контента:[1]

  1. Культурный: приветственное заявление, миссия или цель компании, ценности компании и многое другое.
  2. Общая информация: организация праздников, льготы компании, правила, не требуемые законом, краткое изложение правил и многое другое.
  3. Конкретный случай: политика компании, правила, дисциплинарные процедуры и процедуры рассмотрения жалоб, а также другая информация, созданная по образцу трудовое законодательство или правила.

Справочник для сотрудников, если таковой существует, почти всегда является частью компании. адаптация или вводный курс для новых сотрудников. Письменное руководство для сотрудников дает четкие советы сотрудникам и создает культуру, в которой проблемы решаются справедливо и последовательно.

Содержание

Хотя это часто варьируется от бизнеса к бизнесу, конкретные области, которые могут быть рассмотрены в справочнике для сотрудников, включают:

  • Приветственное заявление, в котором также может быть кратко описана история компании, причины ее успеха и то, как сотрудник может внести свой вклад в будущие успехи.
  • Культурный информация, такая как миссия, видение или цель, информация об организационных значения, историческая информация о компании и / или заявление о целях и задачах бизнеса.
  • Ориентационные процедуры. Обычно это включает предоставление менеджера по персоналу или другого назначенного сотрудника, завершившего подоходный налог формы удержания, подтверждающие личность и право на трудоустройство (в соответствии с США Закон об иммиграционной реформе и контроле 1986 года ), подтверждение прохождения теста на наркотики (в назначенном медицинском центре) и другие необходимые формы.
  • Определения полной и неполной занятости и льгот, которые получает каждая классификация. Кроме того, в этой области также описаны процедуры учета рабочего времени (например, определение «рабочей недели»). В этой области также может быть информация о ежедневных перерывах (на обед и отдых).
  • Информация о заработной плате и льготах сотрудников (например, отпуск и страховка). Обычно новые сотрудники получают некоторые льготы, а также дополнительные вознаграждения (например, зачисление в 401K программа пенсионного обеспечения, дополнительный отпуск и повышение заработной платы) после проработки в компании определенного периода времени. Они подробно описаны в этом разделе.
  • Руководства и процедуры для командировок и расходов (T&E).
  • Информация о разных видах отпуска, в том числе каникулы, оплачиваемый отпуск (ВОМ), больное время, личный отпуск, военный отпуск, отпуск в связи с тяжелой утратой и отпуск для голосования. Если работодатель застрахован в США. Закон о семейных и медицинских отпусках 1993 года - как правило, 50 или более сотрудников - справочник обычно содержит информацию о FMLA и часто включает конкретные правила в отношении отпуска по уходу за ребенком и отпуска по болезни.
  • Ожидания в отношении политики поведения и дисциплины. Эти разделы включают правила поведения в таких областях, как сексуальное домогательство, алкоголь употребление наркотиков и посещаемость; плюс, основания для увольнение (то есть увольнение, уволен ) и из-за процесса. Эта область может также включать информацию о подаче жалоб руководителям и / или коллегам, а также о передаче вопросов, связанных с работой, с руководителями и / или руководителями компании.
  • Рекомендации по проверке эффективности сотрудников (например, как и когда они проводятся).
  • Правила повышения, перевода или понижения в должности.
  • Правила, касающиеся почты; использование телефона, оборудования компании, Интернет и электронное письмо; и использование сотрудниками автотранспортных средств для выполнения служебных обязанностей.
  • Порядок действий при несчастных случаях на производстве, например, с травмами.
  • Как сотрудник может добровольно уволиться с работы (выходом на пенсию или увольнением) и собеседования при увольнении.
  • Требование о том, чтобы сотрудники сохраняли конфиденциальность определенной деловой информации. Эта область обычно включает в себя информацию о выпуске записей и информации о сотрудниках, а также о том, кто может получать и проверять информацию.

Изменения в справочнике для сотрудников варьируются от компании к компании. Во многих более крупных компаниях пересмотренное руководство выходит ежегодно или через определенные промежутки времени. Рекомендуется регулярно обновлять справочники по мере изменения законов и правил.

Форма подтверждения получения

От новых сотрудников часто требуется подписать форму подтверждения, в которой говорится, что они получили, прочитали и поняли информацию в справочнике для сотрудников и принимают его условия.[2]

Формы подтверждения обычно имеют дополнительный контент:

  • Отказ от ответственности за то, что справочник не является контрактом или другим трудовым договором.
  • Заявление о том, что справочник может со временем измениться с уведомлением или без него, и сотрудник соглашается с этими изменениями. Это попытка работодателей защитить себя от ответственности, если политика изменится, и работник не будет явно уведомлен об изменении.
  • В США, произвольные работодатели также обычно указывается, что прием на работу осуществляется по желанию, и трудовые отношения могут быть прекращены в любое время по любой причине, с указанием причины или без нее.

Несвоевременная подпись сотрудника бланка подтверждения может помешать его приему на работу или может привести к увольнению.

Справочники для сотрудников, ориентированные на культуру

В 2009, Netflix публично выпустила презентацию под названием Культура Netflix: свобода и ответственность в котором описывалось их движение от корпоративной культуры, основанной на командовании и контроле, к культуре, основанной на свободе и ответственности. Презентация стала вирусной и по состоянию на март 2018 года имела более 17 миллионов просмотров.

Поскольку в презентации также обсуждаются другие общие политики компании, ее часто называют справочником для сотрудников Netflix. Это оказало большое влияние, поскольку многие компании копировали свою политику «неограниченного» отпуска.[3] и их простую политику в отношении расходов «Действуй в интересах Netflix».

Наряду с Клапан Справочник для новых сотрудников и Zappos Книга Культуры, презентация побудила многие компании создать справочники для сотрудников, ориентированные на культуру, в которых подчеркивается культура компании, а не политики, которые можно найти в традиционном справочнике для сотрудников.[4] Даже политика переписывается совсем не так, как того требует традиция, или включает неформальные резюме или вступления на простом языке.

Потребность в справочнике для сотрудников

Федеральные законы и законы штата, а также растущее число судебных тяжб против руководства, связанных с сотрудниками, убедительно свидетельствуют о том, что письменное заявление о политике компании является деловой необходимостью для компаний любого размера.

Например, Комиссия США по равным возможностям трудоустройства сообщил, что в 2005 году компании выплатили более 378 миллионов долларов в рамках урегулирования несудебной дискриминации. В 2014 году EEOC получил в общей сложности 88 778 обвинений в дискриминации, предъявленных частным предприятиям.[5]

Другими примерами судебных процессов против компании, связанных с действиями сотрудников, являются раскрытие частной информации клиента и, конечно же, действия одного сотрудника против другого; сексуальные домогательства являются одним из видов оскорбительного поведения сотрудников.

Тем не менее, некоторые юрисконсульты рекомендуют очень небольшим компаниям (менее 10-15 сотрудников) нет иметь справочник вообще, потому что большинству очень маленьких компаний трудно выделить время или ресурсы на поддержание актуального справочника сотрудников. Для очень маленьких компаний может быть менее рискованно вообще не иметь задокументированных политик, чем иметь вводящие в заблуждение, устаревшие или неполные политики.[6][7] Однако другие утверждали, что для небольших организаций, таких как некоторые НПО, есть преимущества, если они будут иметь руководство по политике качества для персонала.[7]

Одним из наиболее важных аспектов любого справочника для сотрудников является то, что справочник обновляется по мере изменения законодательства. Если компания решит опубликовать свое руководство на нескольких языках, каждую версию следует обновлять одновременно.

Справочники для сотрудников крайне необходимы, когда дело доходит до ведения бизнеса, они помогают работодателям управлять своим бизнесом без каких-либо осложнений и конфликтов интересов, а также помогают сотрудникам понять, чего от них ожидают во время работы.

Справочники для сотрудников должны быть проверены поверенным на предмет согласованности и соответствия действующим федеральным законам, законам штата или провинции. Например, во многих штатах США действуют особые законы, выходящие за рамки федеральные законы. По этой причине в Калифорнии не следует использовать справочник для сотрудников Нью-Мексико. В США Калифорния - это штат с наибольшим количеством нормативных актов, выходящих за рамки федерального закона. Работающие там компании обычно имеют специальный контент для сотрудников Калифорнии. Другие штаты, в которых обычно требуется специальный контент, - это Нью-Йорк, Массачусетс, Иллинойс, Коннектикут, Вашингтон, округ Колумбия, и Техас.

В Соединенном Королевстве справочник сотрудника также может быть частью условий найма сотрудника. Если работают пять или более человек, это требование Закон об охране здоровья и безопасности на рабочем месте иметь письменное заявление о политике компании в области здоровья и безопасности.[8]

Рекомендации

  1. ^ «Три типа содержания справочника сотрудников - цифровые справочники сотрудников, ориентированные на культуру, от Blissbook». blissbook.com.
  2. ^ «Подтверждение: получение справки». SHRM. 2014-08-19. Получено 2017-03-29.
  3. ^ Рензулли, Керри Энн (14 октября 2015 г.). «Почему ваша компания хочет предоставить вам неограниченный отпуск». Время.
  4. ^ О'Ди, Томас (2017). «Как написать руководство для первого сотрудника по культуре» (PDF). Книга блаженства.
  5. ^ «Тенденции в судебных процессах о трудоустройстве - инфографика CEDR HR». CEDR. Получено 2016-01-26.
  6. ^ «Справочники для сотрудников могут создать риск для компании, если вы не сделаете их правильно». ERE Media. 2015-10-19. Получено 2017-03-29.
  7. ^ а б Кэмерон, Бобби Томас (2015). «Руководства по политике: важно для руководства НПО» (PDF). Рандеву. Атлантический совет по международному сотрудничеству. 15: 12.
  8. ^ https://www.hse.gov.uk/simple-health-safety/policy/index.htm Руководитель по охране труда и технике безопасности: подготовка политики в области охраны труда

Смотрите также